グローマス事務業務代行のミッション

歯科経営者に伴走し、ストレスを軽減する

伴走とは: 以下のいずれか、もしくは複数を行うことを指します。

  • 歯科医院の現状を正しく理解し、経営者(院長・理事長)のストレスを特定すること
  • アイディアが足りなければアイディアを、スキルが足りなければスキルを、時間が足りなければ時間を補うこと
  • 必要なときに、必要な分だけ、サポートを行うこと

グローマスの事務業務代行とは?

グローマスの事務業務代行は、歯科院長・理事長の、経営にまつわるストレスを解消・軽減するサービスです。

グローマスでは、過去の歯科業界での経験から、以下のようなストレスがあると考えています。

  • 歯科医院全体もしくは特定領域が、うまくいっているか、いっていないか、が分からない
  • うまくいっていないのは分かるが、何が悪いのか分かっていない
  • 何が悪いのかは分かるが、どうすれば良くなるのか分かっていない
  • どうすれば良いかは分かるが、具体的なやり方が分かっていない
  • 具体的なやり方は分かるが、それができるスキルがない
  • スキルはあるが、時間がない
  • 時間はあり、やり始めはするものの、継続できない

これらのストレスを解消するために、院長と一緒に考えたり、実際に手を動かしたりするのが、グローマス事務業務支援サービスです。

また、事務長の採用から育成、業務の支援まで、歯科事務長の支援も行っています。

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他の歯科コンサル、事務代行との違い

コンセプトの違い

グローマス事務代行のコンセプトは、「自走、すなわち、グローマスの支援が不要になる状態を作ること」です。通常の歯科医院向けコンサルティング業者や事務代行業者は、できるだけ契約を長くしてほしい、契約を切らないでほしい、と考えて行動するのに対して、グローマスはできるだけ早く歯科医院様が「自院が保有するスキル、工数」を使って全ての業務が回せる、すなわち「自走」できる状況を理想と考えています。

※グローマスが歯科医院の自走を目指す理由: グローマスは、歯科医療に関わるあらゆるストレスをフリーにする、という壮大なビジョンに掲げて事業・サービスを展開しておりますが、一方まだまだ小さいベンチャー企業です。おのずと、ご支援できる歯科医院様の数には限りがあります。ですので、歯科医院様が自走できる状態を作り、私たちはまた新たな歯科医院様のお手伝いをする、それを繰り返していくことこそが、私たちのビジョン達成に近づく、と考えております。

人材の違い

グローマス事務代行サービスを運営しているチームには「常勤歯科事務長(3年)の経験者」に加えて「外資系コンサルティングファームにて大手企業向けにコンサルティングを行っていたビジネスパーソン」「社会保険労務士」などが在籍しています。歯科業界でちょっと働いた経験をもとに歯科コンサルになった、ということではなく、ビジネスの第一線で活躍してきた人材が、歯科業界特有の知識も得て、事務代行を行っています。一度お話しいただければ、人材の質の違いはすぐにご理解いただけると考えております。

具体的な違い

大手・有名歯科コンサルティング会社 実行までしてくれない
多くの歯科コンサル会社は、他の歯科医院で効果の出たアイディアやノウハウは提供しますが、その実行まではしてくれません(実行までしてしまうと、時間がかかり利益率が低下するため)。アイディア・ノウハウは実行までして初めて価値があるものなので、歯科医院側に実行できる体制がない場合は、すぐできること以外はあまり役に立たないと考えています。弊社クライアントからは「コンサルが来てもスタッフと面談して、アドバイスを少しして帰っていく」「前回の指示内容ができていないと怒られる」などの声が挙がっています。また、長期契約を望み、契約が切れることは困るため、歯科医院内の体制作りには消極的です。
個人歯科コンサルティング 実行までしてくれない
個人で営んでいる歯科コンサルティングサービスのほとんども、実行までは面倒を見てくれません。多くの個人歯科コンサルティングは「歯科事務長経験がある」「歯科現場で働いた経験がある」という方が独立した場合が多く、いわゆる「基礎的なビジネススキル」が、一般企業で働くビジネスパーソンと比べると見劣りするケースがほとんどです。実行までしてしまうと、ビジネススキルが足りないため多くの時間を必要とし、業務がパンクしてしまうことになります。また、長期契約を望み、契約が切れることは困るため、歯科医院内の体制作りには消極的です。
税理士事務所 税務以外の知識・スキルがない
税理士事務所、会計事務所の中には、医科歯科専業で、歯科医院のコンサルティングを行う、と謳っているところも少なくありません。しかしながら、専門はやはり税務・会計・財務となりますので、それ以外の経営全般に対する知識や、一般的なビジネススキルは持ちあわせておりません。結果、全てが会計情報を基にしたアドバイスに留まり、経営者の欲しい情報とは大きく乖離するケースが多くなります。もちろん実行までしてしまうと、顧問料ではまかないきれないため、実行まではしてくれません。

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実績:主な代行業務

※以下は一例です。

求人・採用 応募がきやすい求人広告・求人票作成
求人広告の上位表示
歯科助手専門学校での医院紹介資料の作成(パワーポイント12ページ)
無料求人媒体の洗い出し・申し込み、ハローワークへの申請代行
人材紹介会社・有料求人媒体の洗い出し・特徴整理・提案
応募者対応、面接設定代行など
スタッフ管理 院内ミーティング活性化
スタッフ関連書類の整理
リーダー育成
スタッフ個別面談と動機付け、不満の洗い出し
給与計算
雇用契約書・給与条件通知書の作成、保険の加入・脱退手続き(社労士による)
スタッフ育成 業務マニュアル作成
業務マニュアル作成方法の検討・とりまとめ・製本
電子データ(eBook5やGoogle)でのマニュアル作成支援
業務マニュアル通りに新人(入職3か月)が働けているかチェック
プリント作成 患者さん治療後説明プリントの作成・変更
リコール期間説明用プリントの作成
その他 助成金申請に必要な書類の作成
患者さんアンケートの作成・回収・集計・グラフ化
シフト表を自動で作成するためのツール作成
ホームページリニューアルのためのコンテンツ企画・作成
院長参加セミナーで出た宿題のお手伝い
ブログ作成方法をスタッフに研修
問診票改善
採用での見学者アンケート作成
新規開業前の細々した業務全般
処理しなくてはいけない書類を一気に処理(セミナー申込など)

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サービスの流れ

1. ヒアリング
院長先生の『やりたいコト』『お困りゴト』をお聞きに伺います。
※大きいことから細かいこと、なんでも構いません。
 
2. 課題・原因・解決策の整理とご提案
グローマス担当者が、院長先生からお聞きしたことに対し、「何が課題で」「何が原因で」「どうすればよくて」「どのくらいのお金・時間がかかるか」を整理し、選択肢をご提示します。(もちろん、グローマスにご依頼いただいた場合、いくらくらいかかるのか、も合わせてお伝えいたします)

概ねのメリット/デメリット
院長・スタッフがやる
  • お金がかからない (人件費はかかります)
  • スタッフの事務スキル育成になる
  • × スタッフが嫌がる場合がある
  • × 時間がかかってしまう
  • × 課題によっては「そもそもできない」ということがある
グローマスがやる
  • × お金がかかる
  • 素早く、クオリティ高くできる
  • あらゆる課題に対応可能
  • できないこともある
専門業者を探し、依頼する
  • × お金がかかる
  • 専門ならではの高いクオリティ
  • × 専門領域以外の課題には対応不可
3. 意思決定
整理されたものを院長先生が確認し、誰に依頼するかを意思決定をする。
 
4. 仕上がりチェック
グローマスに依頼した仕事のでき上がりなどをチェックする。
 

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3つのお約束

  1. 私たちは、(金額換算で)事務スタッフよりも高い成果を追求します
  2. 私たちは、不要になったときは、即時解約いただいて結構です
  3. 私たちは、必要だと思うことは恐れず提案しますが、院長先生の意思決定を尊重し、無理な売り込みはいたしません

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業務担当者プロフィール

担当者1: 一般企業で10年弱、営業や販売を経験後、歯科医院の事務長(常勤)として3年間勤務、その後グローマスにて事務業務代行に従事。事務長時代は、採用・スタッフ管理などを中心、医院全般の事務業務を幅広く経験。歯科医院向けの事務セミナーでの登壇実績もあり。

担当者2: 外資系コンサルティングファームでの大手企業向けコンサルティングや、ベンチャー企業での人事責任者などを経験後、歯科現場の詳細を知るために歯科助手として4か月勤務。その後グローマスにて事務代行に従事し、現在まで数多くの歯科医院にて「非常勤事務長」として支援の実績あり。

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お客様の声

神奈川県横浜市M歯科 院長先生 このサービスにはとても助けられております。

私は、医院の業績を上げるために、セミナーに行き、業者さんと話し、先輩院長先生に話を聞き、様々なことを学びました。
そうすると、学んだ色々なことをすぐ試したくなってしまいます。

その時に、これはやった方が良さそう!とひらめいても、じゃあどうやるの?という疑問が頭に浮かび、進まないことが今まで多々ありました。

グローマスさんは、漠然としたやりたいことでも、しっかり話を聞いてくれて、整理してくれて、実際にやってくれるので、とても助かっています。

また、やりたいことを溜めておき、月々の業績を見ながら少しずつ発注していく、という形がとれるのも、とてもありがたいです。
(コンサルに頼むと、毎月いくら、と決まってしまうところがほとんどなので…)

※いただいた感想から、句読点の位置などを多少だけ修正して掲載しています。

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